Практическое задание по дисциплине «Цифровые технологии в управлении проектами»

Целью практического задания является демонстрация умения работы в профильных проектных программах, основанных на календарном и сетевом планировании, а также диаграмме Ганта.

В качестве инструмента можно использовать любое платное, условно-бесплатное или свободно распространяемое программное обеспечение, использующее в своей основе диаграмму Ганта и лист ресурсов, например: Microsoft Project, ProjectLibre, GanttPRO, Spider Project, Advanta, 1C: управление проектами и т. д.

В качестве задания необходимо придумать или разобрать уже готовый проект, распланировать его работы и ресурсы и зафиксировать всё это в выбранной программе, после чего составить отчёт, который будет содержать в себе следующую информацию:

1. Общие данные о проекте.
2. Структурную декомпозицию работ.
3. Список участников проекта.
4. Скриншот распланированной диаграммы Ганта из профильного ПО (диаграмма должна содержать этапы и рабочие задачи, иерархию и взаимосвязи, а также в ней должна быть обозначена продолжительность работ, а к задачам должны быть присоединены рабочие ресурсы проекта).
5. Скриншот фрагмента или полного сетевого графика из профильного ПО. Или рисунок сетевого графика, созданного на основе диаграммы Ганта из профильного ПО.
6. Отчёт о затратах в проекте из профильного ПО. Или таблица затрат проекта, основанная на данных из профильного ПО.

Отчёт по заданию формируется в относительно вольном формате, в зависимости от объёма полученной информации. В качестве примера можно ориентироваться на файл «ЦТУП — пример задания».

В качестве инструкций для понимания работы профильного программного обеспечения можно воспользоваться лекционным материалом, описывающим основы работы в Spider Project (файл: «Лекция 3. Пошаговая система определения продолжительности и стоимости проекта в программе Spider Project»). Или посмотреть видеоматериал по основам планирования проекта в программе ProjectLibre в кафедральном ВК-сообществе по ссылке или отсканировав QR-код.

Задание может быть выполнено коллективом от 1 и до 3 человек.

Лекция 3. Определение продолжительности и проекта

При работе в программах по проектному управлению важно помнить, что они помогают рассчитать два основных показателя продолжительность и стоимость проекта. Не зависимо от того, в какой программе ведется работа порядок ввода данных остается неизменным.

Алгоритм ввода данных при разработке проекта в программу:

1. Определение иерархической структуры проекта (стратегии, тактики)
2. Определение оперативных задач проекта (задач нижнего уровня)
3. Определение длительности задач нижнего уровня проекта (кол-во дней, кол-во часов)
4. Определение типа связей между всеми задачами нижнего уровня проекта
5. Определение трудовых ресурсов проекта
6. Определение материалов проекта
7. Назначение ресурсов и материалов на задачи нижнего уровня
8. Для программы Спайдер Проджект – Расчет расписания (без ограничения на ресурсы либо с выравниванием ресурсов)
9. Определение перегруженности ресурсов (В Спайдере – Отчет по перегрузке ресурсов)

• Корректировка трудовых ресурсов по данным программы результатов перегруженности
• Получение отчета по стоимости

Все программы при разработке проектов дают возможность определить два основных показателя – продолжительность и стоимость проекта.

Чтобы определить продолжительность проекта нужно ввести данные по пунктам 1-4.

Чтобы определить стоимость проекта нужно выполнить пункты 5-11.

Пошаговая система определения продолжительности и стоимости проекта

Работа в программе начинается с создания нового проекта.

При создании нового проекта нужно дать название и присвоить уникальный код. Программа имеет возможность под одним названием и кодом создавать неограниченное количество версий проекта.

После создания нового проекта программа по умолчанию открывает электронное окно Гантт Работ. В этом окне прописано название созданного проекта и показана Операция 1.

Для того, чтобы создаваемый новый проект был правильно структурирован, нужно операцию 1 удалить. Она изначально показывается для того, чтобы было понятно, что в этом окне будет строиться СДР. Это значит, что будут разработаны этапы, подэтапы проекта и задачи нижнего уровня.

Удаление Операции 1 производится выделением строки 2, в которой эта операция прописана и при помощи правой клавиши мыши вызывается список возможных и необходимых действий для э

Той операции. Среди этого списка нужно найти функцию Удалить и произвести удаление.

В результате в этом окне должно остаться только название проекта

После удаления Операции 1, это окно можно закрыть и перейти к работе над проектом.

1. Определение продолжительности проекта

После создания нового проекта начинается работа по вводу необходимых показателей для определения основных значений проекта – продолжительности и стоимости.

Для определения продолжительности проекта необходимо:

1. Определить иерархическую структуру проекта (количество уровней, фаз и подфаз).
2. Построить структурную декомпозицию работ проекта (ввести задачи нижнего уровня под заголовки фаз и подфаз).
3. Определить продолжительность каждой работы нижнего уровня (либо в днях, либо в часах).
4. Проставить тип связи между работами (финиш-старт, старт-старт, финиш-финиш, то есть либо последовательное выполнение работ, либо параллельное).

Для выполнения последовательности ввода данных по определению продолжительности проекта необходимо начать работу в электронном окне «иерархия работ».

В окне формируется структура операций проекта, полученная в результате декомпозиции его целей, определяется количество уровней проекта, вносятся названия фаз и подфаз. В этом окне задается работа программе по выводу суммарных показателей фаз, подфаз и всего проекта.

Для создания структурной декомпозиции работ проекта необходимо перейти в электронное окно «Гантт Работ». В этом окне создаются работы нижнего уровня, на которые необходимо внести нужную при разработке проекта информацию.

Для ввода строк для внесения работ нижнего уровня нужно выделить заголовок подэтапа и при помощи клавиши «Ins» ввести нужное количество строк.

В результате необходимо построить структурную декомпозицию работ.

На введенные операции необходимо ввести данные об их продолжительности и присвоить тип связи между ними. После этого программа может рассчитать расписание проекта и определить его продолжительность.

Когда проставляется продолжительность операции, то ей присваивается тип «длительность». Продолжительность операции можно определять либо в днях, либо в часах в зависимости от удобства ввода информации.

Затем необходимо определить тип связи между операциями. Это делается в таблице «свойства операции» во вкладке «связи».

Окно «свойства операции» вызывается двойным щелчком мыши по выбранной работе.

Для каждой операции указывается предшествующая и последующая с присвоенным типом связи.

Для присвоения типа связи применяется клавиша «свойства» соответственно для предшествующей операции и последующей.

Возможно присвоить 4 типа связей:

Финиш-старт, финиш-финиш, старт-старт, старт-финиш.

старт-старт

последующая операция начинается не раньше начала предшествующей

финиш-финиш

последующая операция может завершиться лишь после завершения предшествующей

финиш-старт

последующая операция может начаться лишь после завершения предшествующей

старт-финиш

последующая операция заканчивается не раньше начала предшествующей

Возможно определить задержку по времени при типе операции «длительность».

После ввода всех необходимых данных нужно произвести расчет расписания проекта. Это делается в меню во вкладке «расчет». Программа предлагает два способа расчета расписания проекта: «расчет расписания без ограничения на ресурсы» и «расчет расписания проекта с выравниванием ресурсов».

После определения типа расчета программа рассчитывает продолжительность проекта. Эти данные видны в верхней строке проекта (общая продолжительность в днях и часах), каждого этапа и подэтапа (в соответствующих строках) и на диаграмме Гантта. При этом создается отчет по расписанию.

2. Определение стоимости проекта

Стоимость проекта – это работа с ресурсами проекта, как с трудовыми, так и с материальными. Пошаговая система определения стоимости проекта:

1. Заполнение электронного окна “ресурсы”. Здесь определяются все трудовые ресурсы, необходимые для выполнения работ проекта. В соответствующем столбце прописывается стоимостная составляющая (оплата за 1 час работы конкретным ресурсов).
2. Заполняется электронное окно “материалы”. Здесь прописываются все материалы, необходимые для выполнения работ проекта. В соответствующих столбцах прописывается единица измерения материала и стоимость за единицу.
3. В электронном окне Гантт (работы) проводится назначение ресурсов на работы. Для материалов определяется их количество на каждой работе, где они необходимы.
4. Составляется отчет по перегрузке ресурсов.
5. Вводятся количественные поправки по трудовым ресурсам в соответствии с данными отчета.
6. Составляется отчет по стоимости (в окне “шаблоны отчетов”).

Трудовые ресурсы проекта создаются в электронном окне «ресурсы».

Для трудовых ресурсов определяется календарь рабочего времени и оплата работы за час.

Материальные ресурсы определяются в электронном окне «материалы». Для них необходимо указать единицу измерения и стоимость этой единицы.

После определения трудовых и материальных ресурсов производят их назначения на операции в электронном окне «Гантт Работ». Трудовые ресурсы назначаются в таблице «свойства операции» во вкладке «назначения» при помощи клавиши «ресурс». Материальные ресурсы назначаются в таблице «свойства операции» во вкладке «материалы» при помощи клавиши «добавить».

При этом необходимо указать количество материала, приобретенного для выполнения данной операции.

После назначения трудовых ресурсов, следует проверить правильность их назначения. Эта проверка происходит при составлении отчета по перегрузке ресурсов. Этот отчет создается в меню во вкладке «отчеты» / «отчет по перегрузке ресурсов».

Если назначения трудовых ресурсов выполнены верно, то отчет по перегрузке ресурсов должен быть без замечаний.

Если у программы есть замечания по назначению ресурсов (это бывает при присвоении связи Операциям старт-старт и финиш-финиш), то нужно произвести определенную корректировку по представленным данным в отчете (подробное объяснение по этой корректировке дано в материале, который представлен в файле «Два способа расчета расписания проекта»).

После проверки правильности назначения трудовых ресурсов и внесения необходимых корректировок, можно составить отчет по общей стоимости проекта.

Этот отчет создается в меню во вкладке «отчеты и диаграммы по шаблону» / «табличный отчет» либо «диаграмма», либо и то, и другое.

В верхней строке отчета выводятся суммарные показатели стоимости всех работ проекта. В последнем столбце – общая стоимость.

Диаграмма отчета по общей стоимости строится в электронном окне «Гантт Работ» внизу окна.

На этом заканчивается разработка основных показателей проекта.